Slik kan styret jobbe mer effektivt med styresaker

Rundt om i landet sitter tusenvis av boligeiere på møterom i borettslag og sameier der de tar beslutninger med store konsekvenser for seg og sine naboer. Det kan være en grei jobb på mindre eiendommer, men blir raskt mer komplisert etterhvert som antallet boliger og beboere stiger. Noen velger å gjøre mest mulig selv, fordi alternativet er å låse seg til en stor forretningsfører der man kanskje ikke føler seg like representert som mindre boligselskap. Eller finnes det et alternativ?

For oss er det ikke viktigst å bli den største forretningsføreren, men at vi har et samarbeid med våre kunder, uavhengig av størrelse. Våre kunder skal føle seg ivaretatt og at de får god kvalitet i sine leveranser fra oss.

bistand fra forretningsfører

Det skal ikke være en byrde å sitte i et styre – det skal være en effektiv og kvalitetssikret styring av boligselskapet. Noen ganger innebærer det å kalle på hjelp, når man sitter der og lurer på hvordan i alle dager dette vedtaket skal formuleres. Vi har etablert en egen styretelefon for styrer i borettslag og sameier, her kan styret stille generelle spørsmål også etter BORIs ordinære åpningstid. BORI har også organisert og lagt opp et årshjul som følger med på rutineoppgaver.

halvårsrapporter

Vi utarbeider halvårsrapporter der vi kommenterer resultatet, og vi følger opp budsjettene som lages med flere sjekkpunkter. Disse gir styret en indikasjon på økonomien gjennom året. En indikator er arbeidskapitalen. Dersom den ligger under tre måneders innbetalte felleskostnader varsler vi styret og orienterer med anbefalinger, som økning av felleskostnadene.

it-løsning

Selv om BORI jobber tett på sine kunder mangler det ikke på muligheter for styret å selv organisere seg. BORI leverer moderne IT-løsninger for selvbetjening, og har full leveranse av finanstjenester som fakturering og økonomistyring, gir det styremedlemmene mer tid til andre oppgaver knyttet til boligselskapet.

Ofte blir vi sammenliknet med et regnskapskontor, men vi gjør så mye mer enn det. For eksempel innkreving; noe som mange nå gjør ved kjøkkenbordet og banker på dører når medeierne er sene med betalingen.

forretningsfører som møteleder

For styrer som ønsker profesjonell veiledning på viktige samlinger som generalforsamling, eller ønsker å avlaste arbeidet der, kan BORI også hjelpe.

Vi kan stille på styremøter og fungere som en protokollfører og møteleder, slik mange gjør på generalforsamlinger. Samtidig er det mange av rutineoppgavene som vi leverer maler til, og sørger for at oppgavene blir utført til riktig tid.

bytte forretningsfører

Mange styreledere i frittstående og tilknyttede borettslag og sameier tenker at det er vanskelig å bytte forretningsfører. De føler seg kanskje låst til det som fulgte med bygget opprinnelig, men slik behøver det ikke være. Forretningsførselen er separat fra for eksempel forkjøpsretten, så om man bytter forretningsfører forblir forkjøpsretten i det opprinnelige boligbyggelaget. Beboere behøver heller ikke å tegne medlemskap dersom den nye forretningsføreren er et boligbyggelag.

Å bytte forretningsfører skal ikke være vanskelig. Mye må gjøres, men det er ikke noe stort problem og kan gi gode resultater. Det styret må gjøre, er å komme på banen med informasjon til beboerne. Resten er egentlig bare praktiske endringer, som bytte av kontoer og fakturaadresser til leverandørene. Det er litt som å bytte bank, det er lettere å bytte enn man tror.

Av Lill Eriksen, Markeds- og salgssjef, BORI BBL