Skal vi ha digital eller fysisk generalforsamling?

 Du har kanskje fått med deg at borettslag og sameier nå kan arrangere generalforsamlinger og årsmøter digitalt? Her får du svar på det du lurer på!

Men hvordan fungerer det?

Digitale møter er åpne i flere dager. Først er det en periode for å diskutere, og deretter en periode for å stemme. Dette er det en god løsning for på Min side i Portalen til BORI.

– Ta gjerne kontakt med oss for hjelp med å gjennomføre møtene. Hvert styre har en kontaktperson, og vi bistår gjerne, sier Runa Bjerkomp, forvaltningsdirektør i BORI.

Men er det lov?

Ja. Både borettslags- og eierseksjonsloven åpner for at styret kan bestemme møteform. Styret skal sørge for at generalforsamlingen/årsmøtet blir forsvarlig gjennomført. Det betyr blant annet at man må kunne kontrollere hvem som er med og hvem som stemmer. Det kan styret gjøre i Portalen til BORI.

Hvis minst 10 prosent av de stemmeberettigede (minst 2 boligeierne) ber om det, må årsmøtet avholdes fysisk.

I BORIs styreportal finner du alt du trenger for å arrangere digitale møter!

Men vi vil jo at folk skal komme på årsmøtet!

Ja, for at beboerdemokratiet skal fungere, må flest mulig stemmer bli hørt. Digitale møter oppleves fleksibelt og lettvint, og derfor kommer mange.

BORI sammenlignet 560 generalforsamlinger og årsmøter i fjor. På 49 prosent av de digitale møtene deltok mer enn halvparten av de stemmeberettigete. Det samme tallet var 41 prosent på fysiske møter. Det er altså klart flere deltagere på digitale møter.

Men mange synes det er vanskelig å bruke digitale verktøy?

De som skal stemme, må ha tilgang til Min side. Og den er faktisk lett å bruke for de aller fleste! Vi hjelper gjerne til på telefon for å lage en bruker.

– Vår erfaring i BORI er at det å være digital handler mer om personlighet og ønske om å bruke dataverktøy enn alder. Det er viktig å sikre beboerdemokratiet, og vi ser at de digitale verktøyene vi tilbyr, faktisk øker møtedeltagelsen, sier Runa Bjerkomp.

Styret kan se hvem som har adgang i Portalen, og de kan finne kontaktinformasjon til eiere som ikke har logget inn tidligere.

– Vi råder styrene til å be boligeierne om å lage bruker på Min side i Portalen. Det gjør kommunikasjonen enkel og rask. Der finner også boligeierne opplysninger om egen bolig.

Men hva hvis noen ikke vil?

– Uansett møteform vil det alltid være noen som ikke kan eller vil delta, men styret må legge til rette for at alle kan delta, sier Runa Bjerkomp i BORI.

Det kan være å la eventuelle boligeiere som ikke ønsker å delta digitalt, avgi sin stemme på papir eller på en annen ryddig måte.

Styret bestemmer hvordan meldinger og informasjon skal gis til boligeierne. Hvis styret begynner å kommunisere digitalt i stedet for på papir, må styret si fra i god tid. Boligeiere kan reservere seg mot elektronisk kommunikasjon i Portalen. Styret får enkelt oversikt over dette i Portalen og kan sende ut informasjon i papirform til dem det gjelder.

Men klarer man å ha en ordentlig diskusjon digitalt?

I BORIs digitale løsning kan deltagerne kommentere på hver enkelt årsmøtesak. Alle beboere får se kommentaren før de skal stemme – på lik linje med at du reiser deg på et fysisk møte og argumenterer foran forsamlingen.

Det går an å kombinere fysiske og digitale møter. Slik kan man ha debatter og informasjon med alle til stede, og så gjennomføre avstemmingen senere. For å velge møteform anbefaler vi styret å se på antall brukere av Min side og hva slags saker som skal behandles.

Men blir det ikke mye mas for oss i styret?

BORI hjelper til. Styret kan kontakte sin forvalter for tekniske spørsmål og andre ting, så det ikke skal bli «farlig» eller slitsomt!

I BORIs styreportal finner du alt du trenger for å arrangere digitale møter.

«Det har fungert veldig bra med digitale møter. Vi fikk en god oppskrift fra BORI som vi delte ut. Vi la mye jobb i en utfyllende innkalling, og det er nok viktig.»
– Hanne Hamborg, styreleder i Karisveien borettslag

I BORI-magasinet 2/2021 kan du lese mer om dette.

«Vi tenker å spørre beboerne hva de ønsker i år. Siden vi er såpass få, er det enkelt å treffes fysisk. Men til digitale møter slipper vi å leie lokale, og vi har gode verktøy – BORI fikser alt!»
– Egil Alfredsen, styreleder i Nordbymoen Nord Sameie

VIl du prøve?

Er du styremedlem i et sameie eller borettslag som ikke forvaltes av BORI, ta kontakt med Petter for en uforpliktende prat.