Forberedelse til årets generalforsamling/årsmøte

Valg av møteform

Styret må sørge for en forsvarlig gjennomføring av generalforsamlingen/årsmøtet. Dette innebærer blant annet at deltakelse og stemmegivning skal kunne kontrolleres, og at det brukes en trygg metode for å bekrefte deltakernes identitet.
Som følge av lovendring i 2021, likestilles nå fysisk og digitalt møte. Digitale møter har vist seg å bli en suksess, med langt høyere deltakelse enn de tradisjonelle fysiske. BORIs plattform for digitale møter er på Min side i Portalen. Det er også mulig å kombinere fysiske og digitale møter, eventuelt gjennomføre et møte på Teams eller Zoom for saker som må drøftes i forkant av avstemmingen. Papirbasert møte er ikke lengre et alternativ, da det ikke åpner tilstrekkelig for debatt og det er ikke mulig å verifisere hvem som deltar og avgir stemme.
Ved valg av møteform anbefaler vi at type saker og omfanget av boligeiernes bruk av Min side tas med i vurderingen. Du kan lese mer om kommunikasjon mellom styret og andels-/seksjonseiere nedenfor.
Du vil i disse dager motta informasjon fra eiendomsforvalter om valg av møtedato og tilrettelegging av dokumenter til generalforsamlingen/årsmøtet.

Min side

For å delta på digital generalforsamling/årsmøte, må de som skal stemme ha adgang til Min side. Styret kan se hvem som har adgang ved å klikke seg inn på menyvalget kommunikasjon – portalbrukere i Portalen. Styret kan også redigere kontaktinformasjon på eiere som ikke har logget inn tidligere, og dermed hjelpe disse til å komme seg inn på Min side. I tillegg vil eiere finne informasjon om egen bolig, oppslag fra styret, kommunikasjon med styret og informasjon om eventuelt medlemskap i BORI gjennom Min side.

BORI anbefaler at styret forsøker å få flest mulig inn på Min side.

Kommunikasjon mellom styret og andels-/seksjonseiere

Etter borettslagslovens og eierseksjonslovens regler er det styret som bestemmer hvordan meldinger og lignede skal gis til boligeierne, og styret må informere boligeierne i rimelig tid før ny kommunikasjonsmåte tas i bruk. Dersom styret ikke tidligere har informert boligeierne, benytt gjerne anledningen i forbindelse med utsendelse av varsel om dato og forslagsfrist for årets generalforsamling/årsmøte.

Boligeierne kan reservere seg mot elektronisk kommunikasjon. Dette kan gjøres ved avhuking på Min side i Portalen, under menyvalget Profil og Samtykker, eventuelt ved skriftlig henvendelse til styret.

Under menyvalget Kommunikasjon i Portalen kan styret velge Portalbrukere og se oversikt over hvilke boligeiere som har logget inn til Min side og eventuelle reservasjoner.

Styret må sørge for at meldinger gis på en betryggende og hensiktsmessig måte, og samtidig ivareta de som eventuelt har reservert seg mot elektronisk kommunikasjon. Vi anbefaler styrene å oppmuntre alle boligeierne til å benytte Min side. Dette gir styret mulighet til å kommunisere effektivt gjennom meldinger og oppslag, og det er også svært enkelt for boligeierne å finne informasjon både om egen bolig og informasjon fra styret på samme sted.