Ukens oppdatering av nytt forvaltningssystem

Kurs

Denne uken har det vært avholdt 3 digitale kurs med mål om å introdusere og gi tips og råd om bruk av den nye styreportalen. Totalt har i overkant av 300 styremedlemmer benyttet seg av de fysiske og de digitale kurstilbudene. BORI kommer med flere kurstilbud over nyttår.

Utleggsfunksjonen

Funksjonalitet for refusjon av utlegg står nå for tur for lansering i styreportalen.

Betalingsmottaker må attestere kvitteringene og bekrefte kontonummer. Kvitteringene skannes eller tas bilde av, og lastes opp i portalen. Skanningen må være av god kvalitet, slik at hele kvitteringene er synlige og fullt ut lesbare, og kvitteringene må oppbevares til betaling er mottatt.

Utlegg attesteres av styreleder og ett styremedlem. Betalingsmottaker (styremedlem) kan ikke attestere utbetalinger til seg selv.

Angi hva utlegget gjelder, eks:
– Blomster, til hvilken anledning? Til styret, beplantning, bårebukett, gave?
– Kaker, til hvilken anledning? Styremøte, dugnad, generalforsamling?
– Hva skal innkjøpet brukes til?
– Ved kostnader til servering må det angis hvem som har deltatt, primært i form av en deltakerliste der samtlige deltagere navngis.
– Ved arrangement som er åpne for hele boligselskapet legges invitasjonen ved, og angis som «servering beboermøte», bespisning dugnad eller lignende.

Dokumenter i Styreportalen

Det er mange som spør om dokumenter i portalen. Flytting av disse er dessverre en svært arbeidskrevende prosess som vil ta noe tid. Vi vil starte med å publisere vedtekter og eventuelle husordensregler, og fylle på med øvrige dokumenter i tur og orden. Ved prekære situasjoner, ta kontakt med forvalter, så skal vi se om vi klarer å finne en løsning.

HMS og Vedlikeholdsplaner

Det er flere som etterspør innloggingsmulighetene til HMS- og vedlikeholdsplaner. Innloggingen er enn så lenge ikke koblet til styreportalen slik som det har vært tidligere. Dette jobbes med å få på plass.

Styret kan likevel logge seg inn via BORIs hjemmesider: bori.no/digitale-losninger-for-vedlikeholdsplanlegging-og-hms/ med eksisterende brukernavn og passord.

Informasjon tilgjengelig for beboere

I tidligere Styrenytt har vi gitt informasjon om endringer vedrørende «Min side» (ment til beboere og medlemmer). BORI har ingen egen kommunikasjonskanal rettet direkte til beboere i forvaltede lag, med unntak av nyhetsbrev til våre medlemmer. Vi ønsker derfor å gi dere i styret informasjon samtidig som vi sender ut informasjonen via e-post til medlemmer og på våre hjemmesider. Har styret mange spørsmål fra sine beboer kan dere gjerne henvise til BORI sin hjemmeside. På forsiden legges det ut informasjon til beboere og medlemmer – klikk her for å se innlegget som ble publisert 30. november.

Avtalegiro på papir?

Til styrets orientering er det en del som har mottatt faktura for felleskostnader per post i stedet for avtalegiro som tidligere. Dette vil være rettet fra og med januar.

Spørsmål og svar

BORI samler opp ofte stilte spørsmål i forbindelse med konverteringen og den nye styreportalen. Disse har vi samlet her.

Utfordringer

Som tidligere kommunisert, så forventer vi å oppleve «barnesykdommer» i forbindelse med konverteringen. Det har vi også gjort, og det meste lar seg rette relativt raskt. Vi håper på forståelse fra våre kunder om vi bruker noe lenger tid på enkelte leveranser i overgangsperioden.